Fare ordine in casa e in ufficio: ecco alcune dritte
Quante volte c’è venuta ansia al pensiero di dover fare il fatidico cambio di stagione nell’armadio? E quante altre ci siamo innervositi quando, dopo inutili tentativi, abbiamo desistito dal cercare quel determinato oggetto che ci era tanto caro e che invece non riusciamo più a trovare a casa, o sulla scrivania dell’ufficio? Molto spesso, oltre che per il disordine, più o meno intenso, le nostre ricerche sono dovute anche al fatto che siamo tutti molto restii a sbarazzarci delle cose che ormai non usiamo più ma che, almeno nel nostro cuore, rappresentano un pezzo della nostra storia. Ecco il primo dei motivi per cui i nostri spazi, domestici o lavorativi, finiscono col diventare, quasi sempre, veri e propri depositi di oggetti e suppellettili.
Proviamo a fare un po’ d’ordine, e a dare alcune dritte per mantenerlo nel tempo. Innanzi tutto, dobbiamo trovare il tempo necessario per dedicarci a questa operazione, senza cercare di farlo tra un’attività e l’altra: riordinare l’area di lavoro, infatti, toglie energie ed entusiasmo, è inutile nasconderlo, e quindi dobbiamo esserne consapevoli e scegliere appositamente il momento migliore per farlo. Programmiamo il giorno e le ore che dedicheremo alla sistemazione sul calendario, proprio come se fosse una delle nostre attività, ed impegniamoci a rispettare l’appuntamento, senza rimandarlo controvoglia.
La prima operazione sarà la cernita degli oggetti da tenere e di quelli da buttare, in una parola la “bonifica”! Sicuramente troveremo tante cose inutili e da oggi, abituiamoci, ovviamente nei limiti del possibile, a preferire un archivio digitale a quello cartaceo.
Seguirà il secondo passo, il vero e proprio riordino: in questo ci aiuteranno moltissimo raccoglitori, cartellette o etichette (i post-it, per esempio, sono straordinari), materiale che, favorendo le suddivisioni e le classificazioni, aiuta a tenere perfettamente in ordine ogni documento, sia in casa che in ufficio: dobbiamo trovare un posto ad ogni cosa, considerando dove e quanto frequentemente ci serve. Anche negli scaffali o armadi che siano, avremo cura di posizionare nei ripiani più ad altezza d’uomo i fabbisogni di uso corrente, e più in alto quelli di rara consultazione.
Facciamo mente locale sulle cose che normalmente creano più disordine, come corrispondenza in arrivo, esami clinici, progetti da gestire, ecc., e assegniamo loro un posto. Ad esempio, raccoglitori intestati per argomento, o cartellette etichettate per data o scadenza, o ancora registratori per archivio e faldoni ben sistemati in base alle priorità da definire. In questo modo avremo la situazione sotto controllo, ovviamente però mantenendo nel tempo l’ordine stabilito.
Il terzo consiglio, infatti, è proprio il mantenimento dell’attività così creata: peraltro, se il lavoro è stato fatto bene, una volta per tutte, non dovrebbe essere difficile tenere il giusto ritmo e anzi, acquisendo pratica, tutto dovrebbe venire spontaneo e perfezionarsi giorno dopo giorno, in linea con le esigenze di ciascuno, dalla casalinga che riordina le cravatte del marito o i propri foulard a seconda dei colori o dei tessuti stagionali…sino all’impiegata che trasforma la propria scrivania in una vera oasi di ordine, fra scomparti, cartellette, etichette adesive, ecc….
E’ stato stimato che alcuni lavoratori sprecano sino a sei settimane l’anno per cercare documenti e che in casa si spenda quasi un’ora ogni giorno per cercare oggetti che sappiamo di avere ma che non si trovano: siamo certi che da ora, seguendo i nostri semplici ma determinati consigli, tutto questo non succederà più!
